Ofertas de emprego: Administrativo - Escritório

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Os cargos administrativos consistem em fornecer suporte administrativo a profissionais, executando tarefas de secretariado e de escritório.

Visão geral

O funcionamento correto da maioria das empresas exige sempre uma equipe administrativa. A sua função é prestar assistência a diretores de departamento ou a um departamento, em situações que garantam o funcionamento tranquilo e eficaz da área no dia-a-dia. Os cargos administrativos estão entre as funções mais procuradas, pois são necessários nas escolas, universidades, instituições governamentais, empresas grandes e pequenas, hospitais e muitas outras.

A função e tarefas de cada vaga será determinada pelo setor, tamanho e tipo de empresa, nível de responsabilidade, experiência necessária e se a organização é privada ou pública. No entanto, pessoas em cargos administrativos precisam de ter geralmente a capacidade para executar múltiplas tarefas e responder profissionalmente sob pressão.

As tarefas comuns podem incluir a resolução de questões por telefone e por e-mail; redigir cartas; administrar correspondências enviadas e recebidas; processar a comunicação com outros departamentos e contatos externos; reservar alojamentos, espaços para conferências, voos, hotéis e a organização geral de eventos internos e externos; organizar reuniões e visitas; registrar atas em reuniões; administrar e atualizar bancos de dados internos; processar documentos e criar e manter sistemas de arquivamento.


Exigências e competências

As capacidades mais desejadas por empregadores neste setor são:

  • Executar múltiplas tarefas

  • A proatividade e a capacidade para trabalhar sob pressão costumam ser essenciais

  • Fluência oral e escrita excelente

  • Informática na ótica do utilizador, incluindo com editores de texto e conhecimento de pacotes de software, como o Microsoft Office

  • Capacidade de coordenação e de organização

  • Bom conhecimento do inglês e, frequentemente, fluência razoável em outro idioma europeu

    Em setores especializados como Advocacia, Finanças ou Recursos Humanos, os administradores/secretários devem ter qualificações de alto nível e experiência anterior. Estes cargos podem requerer a redação de documentos legais, a administração de orçamentos e a emissão de recibos e de faturas, o processamento de estatísticas, recrutamento, formação e supervisionamento de novos funcionários, entre outros.


Via profissional

As vias profissionais do setor Administrativo e Auxiliar são diferentes. Podem ser categorizados desta forma:

  • Cargos auxiliares: normalmente secundários e exigem supervisão; o auxiliar recebe normalmente tarefas administrativas de nível inicial. Podem ser operadores, como telefonistas; podem ser gerais, como caixas de banco; ou podem ser especializados, como estagiários na área do Direito.
  • Cargos administrativos: normalmente mais elevados, exigem menos supervisão e trazem mais responsabilidades. Regra geral, os funcionários administrativos trabalham diretamente com executivos da empresa e podem executar tarefas de alto nível ou complexas, têm acesso a informações confidenciais e, em alguns casos, a sua função inclui supervisionar outros funcionários.

Alguns cargos da área incluem:

  • Estagiário de Administração
  • Telefonista
  • Rececionista
  • Supervisor Administrativo
  • Auxiliar de Contabilidade
  • Estagiário de Direito
  • Assistente de RH
  • Administração de Vendas
  • Gerente Administrativo
  • Secretário
  • Secretário Executivo
  • Assistente Pessoal
  • Assistente Executivo

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