Ofertas de emprego: Administrativo - Escritório

Os cargos administrativos consistem em fornecer suporte administrativo a profissionais, executando tarefas de secretariado e de escritório.
O funcionamento correto da maioria das empresas exige sempre uma equipe administrativa. A sua função é prestar assistência a diretores de departamento ou a um departamento, em situações que garantam o funcionamento tranquilo e eficaz da área no dia-a-dia. Os cargos administrativos estão entre as funções mais procuradas, pois são necessários nas escolas, universidades, instituições governamentais, empresas grandes e pequenas, hospitais e muitas outras.
A função e tarefas de cada vaga será determinada pelo setor, tamanho e tipo de empresa, nível de responsabilidade, experiência necessária e se a organização é privada ou pública. No entanto, pessoas em cargos administrativos precisam de ter geralmente a capacidade para executar múltiplas tarefas e responder profissionalmente sob pressão.
As tarefas comuns podem incluir a resolução de questões por telefone e por e-mail; redigir cartas; administrar correspondências enviadas e recebidas; processar a comunicação com outros departamentos e contatos externos; reservar alojamentos, espaços para conferências, voos, hotéis e a organização geral de eventos internos e externos; organizar reuniões e visitas; registrar atas em reuniões; administrar e atualizar bancos de dados internos; processar documentos e criar e manter sistemas de arquivamento.
Exigências e competências
As capacidades mais desejadas por empregadores neste setor são:
Executar múltiplas tarefas
A proatividade e a capacidade para trabalhar sob pressão costumam ser essenciais
Fluência oral e escrita excelente
Informática na ótica do utilizador, incluindo com editores de texto e conhecimento de pacotes de software, como o Microsoft Office
Capacidade de coordenação e de organização
Bom conhecimento do inglês e, frequentemente, fluência razoável em outro idioma europeu
Em setores especializados como Advocacia, Finanças ou Recursos Humanos, os administradores/secretários devem ter qualificações de alto nível e experiência anterior. Estes cargos podem requerer a redação de documentos legais, a administração de orçamentos e a emissão de recibos e de faturas, o processamento de estatísticas, recrutamento, formação e supervisionamento de novos funcionários, entre outros.
Via profissional
As vias profissionais do setor Administrativo e Auxiliar são diferentes. Podem ser categorizados desta forma:
- Cargos auxiliares: normalmente secundários e exigem supervisão; o auxiliar recebe normalmente tarefas administrativas de nível inicial. Podem ser operadores, como telefonistas; podem ser gerais, como caixas de banco; ou podem ser especializados, como estagiários na área do Direito.
- Cargos administrativos: normalmente mais elevados, exigem menos supervisão e trazem mais responsabilidades. Regra geral, os funcionários administrativos trabalham diretamente com executivos da empresa e podem executar tarefas de alto nível ou complexas, têm acesso a informações confidenciais e, em alguns casos, a sua função inclui supervisionar outros funcionários.
Alguns cargos da área incluem:
- Estagiário de Administração
- Telefonista
- Rececionista
- Supervisor Administrativo
- Auxiliar de Contabilidade
- Estagiário de Direito
- Assistente de RH
- Administração de Vendas
- Gerente Administrativo
- Secretário
- Secretário Executivo
- Assistente Pessoal
- Assistente Executivo
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