Ofertas de emprego: Administrativo - Escritório

O funcionamento correto da maioria das empresas exige sempre uma equipe administrativa. A sua função é prestar assistência a diretores de departamento ou a um departamento, em situações que garantam o funcionamento tranquilo e eficaz da área no dia-a-dia. Os cargos administrativos estão entre as funções mais procuradas, pois são necessários nas escolas, universidades, instituições governamentais, empresas grandes e pequenas, hospitais e muitas outras.

A função e tarefas de cada vaga será determinada pelo setor, tamanho e tipo de empresa, nível de responsabilidade, experiência necessária e se a organização é privada ou pública. No entanto, pessoas em cargos administrativos precisam de ter geralmente a capacidade para executar múltiplas tarefas e responder profissionalmente sob pressão.

As tarefas comuns podem incluir a resolução de questões por telefone e por e-mail; redigir cartas; administrar correspondências enviadas e recebidas; processar a comunicação com outros departamentos e contatos externos; reservar alojamentos, espaços para conferências, voos, hotéis e a organização geral de eventos internos e externos; organizar reuniões e visitas; registrar atas em reuniões; administrar e atualizar bancos de dados internos; processar documentos e criar e manter sistemas de arquivamento.

As capacidades mais desejadas por empregadores neste setor são:

• Executar múltiplas tarefas

• A proatividade e a capacidade para trabalhar sob pressão costumam ser essenciais

• Fluência oral e escrita excelente

• Informática na ótica do utilizador, incluindo com editores de texto e conhecimento de pacotes de software, como o Microsoft Office

• Capacidade de coordenação e de organização

• Bom conhecimento do inglês e, frequentemente, fluência razoável em outro idioma europeu

  Em setores especializados como Advocacia, Finanças ou Recursos Humanos, os administradores/secretários devem ter qualificações de alto nível e experiência anterior. Estes cargos podem requerer a redação de documentos legais, a administração de orçamentos e a emissão de recibos e de faturas, o processamento de estatísticas, recrutamento, formação e supervisionamento de novos funcionários, entre outros.

As vias profissionais do setor Administrativo e Auxiliar são diferentes. Podem ser categorizados desta forma:

• Cargos auxiliares: normalmente secundários e exigem supervisão; o auxiliar recebe normalmente tarefas administrativas de nível inicial. Podem ser operadores, como telefonistas; podem ser gerais, como caixas de banco; ou podem ser especializados, como estagiários na área do Direito.
• Cargos administrativos: normalmente mais elevados, exigem menos supervisão e trazem mais responsabilidades. Regra geral, os funcionários administrativos trabalham diretamente com executivos da empresa e podem executar tarefas de alto nível ou complexas, têm acesso a informações confidenciais e, em alguns casos, a sua função inclui supervisionar outros funcionários.

Alguns cargos da área incluem:

• Estagiário de Administração
• Telefonista
• Rececionista
• Supervisor Administrativo
• Auxiliar de Contabilidade
• Estagiário de Direito
• Assistente de RH
• Administração de Vendas
• Gerente Administrativo
• Secretário
• Secretário Executivo
• Assistente Pessoal
• Assistente Executivo